TIM Paperless Flow
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Archivia per classi, ricerca e distribuisci documenti. Crea e invia fatture elettroniche. Conserva i documenti a norma
Content & Enterprise Management System
TIM Paperless Flow è il servizio che aiuta PMI e professionisti a digitalizzare e gestire l’archiviazione di testi, immagini e contenuti multimediali configurando un set di classi documentali predisposte per l'archiviazione ordinaria dei tipi documentali più diffusi in ambito mercato privato. Permette la fatturazione elettronica verso PA (compliant al DM 55/2013) e tra privati (invio/ricezione, compliant al DL127/2015). Inoltre, il Servizio effettua la conservazione a norma delle classi documentali configurate ad hoc.
10 GB complessivi per archiviazione di più classi documentali; fatturazione elettronica di almeno 500 fatture elettroniche/anno (con integrazione nei propri gestionali a mezzo Web Services); 3 GB complessivi di Conservazione per le classi documentali di interesse; 10 user concorrenti e 2 user abilitati alla Conservazione + un set di classi documentali configurabili
Obbligatoria la P.IVA per la sottoscrizione del servizio
Prezzi IVA esclusa
20 GB complessivi per archiviazione di più classi documentali; fatturazione elettronica di almeno 500 fatture elettroniche/anno (con integrazione nei propri gestionali a mezzo Web Services); 6 GB complessivi di Conservazione per le classi documentali di interesse; 10 user concorrenti e 2 user abilitati alla Conservazione + un set di classi documentali configurabili
Obbligatoria la P.IVA per la sottoscrizione del servizio
Prezzi IVA esclusa
Per poter sottoscrivere il servizio è obbligatorio avere una P.IVA.
All'attivazione del servizio sono configurate per default un set di classi documentali "core". Le restanti classi definite "aggiuntive" sono configurabili su richiesta del cliente dopo la prima attivazione del servizio. Tutte le classi, "core" ed "aggiuntive", sono incluse nel prezzo.
Elenco classi documentali configurate per default all'attivazione:
1. Ordini
2. Contratti
3. Documenti di Trasporto (DDT)
4. Fatture Tradizionali Ciclo Attivo
5. Fatture Tradizionali Ciclo Passivo
6. Fatture Elettroniche Ciclo Attivo
7. Fatture Elettroniche Ciclo Passivo
8. Ricevute di pagamento (F23, F24)
Inoltre sono disponibili le seguenti classi documentali aggiuntive configurabili a costo zero (ma solo dopo l'attivazione del precedente set):
9. Delibere Consiglio Amministrazione
10. Libri Contabili (comprensivi di: Libro Cespiti, Libro Giornale, Libro Inventari, Libro Magazzino, Libro Mastro)
11. Libro Unico del Lavoro
12. PEC
13. Verbali Esami Universitari (università private)
14. Documenti generici (per classificare documenti altrimenti non associabili ad alcuna delle classi configurabili)
Le classi documentali sono configurabili per essere discrezionalemnte trasferite o meno in conservazine con l'eccezione delle Fatture Elettroniche attive/passive che lo sono sempre.
E' compito del cliente decidere quali classi porre in conservazione, tenuto conto del limite di storage del profilo acquistato.
Il sistema di gestione documentale essendo un CMS permette il caricamento di file di qualsiasi tipo (pdf, txt, office (xls, ppt, etc.), wav, mp3, tiff, jpeg, etc.) inseribili in qualsiasi classe documentale
Il Servizio consente di gestire il ciclo attivo e passivo della fatturazione elettronica.
Le fatture elettroniche compilate nel formato XML con layout 'compliant' alla normativa vigente, all'atto dell'invio sono firmate elettronicamente e, una volta inviate al destinatario (tramite Sistema di Interscambio - SDI che é gestito dal MEF), sono poste in Conservazione a norma. Il servizio permette che le fatture elettroniche, invece di essere create ex-novo, possano eventualmente essere importate dal proprio sistema gestionale, firmate massivamente ed inviate.
Le PA destinatarie sono identificate nel corpo delle fatture stesse da un codice IPA (Identitificativo PA), mentre i privati destinatari sono identificati o da una PEC o da un CODICE DESTINATARIO opportunamente assegnato in base ad una procedura di accreditamenteo c/o SDI che l'intermediario del servizio (il partner TRUST TECHNOLOGIES) svolge per conto del cliente, dando così un ulteriore valore aggiunto al servizio. La procedura ottimale, però, in base al Provvedimento dell'Agenzia delle Entrate del 30 apr 2018, indica che il cliente sottoscrittore del servizio si registri sul sito Agenzia Entrate, sez. Fisco on-line, dove poi dichiara il codice destinatario a lui assegnato. In questo modo tutte le fatture transitanti per lo SdI - ovvero via canale dedicato (o 'slot') predisposto in base al codice destinatrio - anche se non recanti nel layout il valore del codice, vengano comunque associate al destinatario stesso e correttamente ed automaticamente collocate in uno spazio del cloud (istanza del servizio) da dove il cliente destinatario potrà visualizzarle tramite il Pannello di Gestione.
Le fatture ricevute (tramite SDI) sono visualizzabili su un cruscotto gestionale che permette la ricerca per chiave e, a seguito di accettazione da parte del Destinatario delle fatture medesime, sono poste in Conservazione
Di seguito una tabella indicativa di quanto tempo ha a disposizione il cliente per archiviare e conservare fatture elettroniche ed altri tipi documentali in funzione del profilo acquistato.
Si è stabilita la seguente approssimazione: 1 pagina testuale è stimata come equivalente a 50 KB di storage, indipendentemente dal tipo documentale trattato.
| Nome Profilo
|
Descrizione Profilo |
Archiviazione e Conservazione di Fatture Elettroniche |
+ Archiviazione e Conservazione di altri tipi documentali |
|
READY 10 PLUS 3 |
Archiviazione + Fatturazione Elettronica (ciclo attivo e passivo), 10 user, spazio storage 10 GB, 8 classi documentali subito configurate e altre aggiungibili; 3GB per conservazione delle classi configurate |
500 fatture/anno archiviate e conservate, con conservazione per 8 anni ovvero 1000 fatture/anno con conservazione per 4 anni |
Inoltre sono disponibili 180.000 pagine per l’archiviazione di altri documenti di cui 10.000 pagine anche in conservazione ogni anno, per 3 anni (versamento + manutenzione) |
|
READY 20 PLUS 6 |
Stesse feature del profilo READY 10 PLUS 3 GB ma con 20 GB spazio archiviazione + 6 GB di storage per la Conservazione a norma |
500 fatture/anno archiviate e conservate, con conservazione per 8 anni ovvero 1000 fatture/anno con conservazione per 4 anni |
Inoltre sono disponibili 380.000 pagine per l’archiviazione di altri documenti di cui 25.000 pagine anche in conservazione, ogni anno, per 3 anni (versamento + manutenzione) |
IMPORTANTE: è il cliente, ovvero, il Titolare del dato che, consapevole dei volumi documentali trattati e del tipo e della quantità di documenti da porre in conservazione, organizza lo spazio storage per la conservazione disponibile nel profilo prescelto. Per cui chiederà al Responsabile del trattamento dati (per la Privacy) la conservazione dei soli tipi documentali strettamente necessari
Caratteristiche
Gestione documentale
I documenti sono organizzati per classi documentali, alcune preconfigurate ed attivate allo start up del servizio, altre configurabili successivamente senza costi aggiuntivi. Si può scegliere se trasferire o meno la classi in conservazione ad eccezione della classe Fattura Elettronica (attiva/passiva) che lo è per default
Fatturazione Elettronica a norma di legge
TIM Paperless Flow consente di emettere fatture a norma di legge con conservazione delle fatture elettroniche, così come normato nel DM 55 del 3 aprile 2013 e decreti e circolari successive.
Dal 6 giugno 2014 infatti i Ministeri, le Agenzie fiscali e gli Enti Nazionali di Previdenza per legge accettano e pagano solo Fatture Elettroniche e dal 31 Marzo 2015 anche le Pubbliche Amministrazioni Locali (DL n. 66 24 aprile 2014).
Dalla stessa data, non è più possibile inviare fatture, in modo tradizionale, direttamente alla Pubblica Amministrazione. Ogni fornitore di PA è obbligato ad utilizzare un sistema di fatturazione elettronica che provvederà ad inoltrare le fatture attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate alla Pubblica Amministrazione destinataria.
Dal 1 gennaio 2017 inoltre i privati possono opzionalmente utilizzare il medesimo tracciato usato per l’invio delle fatture elettroniche alla PA denominato “FatturaPA” nonché gestire le fatture ricevute dai loro fornitori in tale formato. L’adozione della gestione di scambio/ricezione delle fatture tra privati implica per gli stessi un sistema premiante di sgravi fiscali secondo la norma vigente (DL 127/2015)
Conservazione a norma
I documenti appartenenti alla classi documentali configurate nel sistema gestionale, in particolare i documenti di natura fiscale (ad es. le fatture elettroniche sia inviate che ricevute) sono posti in Conservazione su una piattaforma in cloud del gestore del servizio, TRUST TECHNOLOGIES S.r.l, partecipato al 100% dal gruppo Telecom Italia, e Conservatore accreditato c/o AGID
Domande Frequenti
Sì, per poter sottoscrivere l'offerta è obbligatorio avere una P.IVA.
L'offerta TIM Paperless Flow costitutita da 2 distinti profili di servizio aventi lo stesso bundle di macroservizi ma caratterizzati ciascuno da differente spazio di storage rispettivamente per l'archiviazione ordinaria e la fatturazione elettronica e poi per la Conservazione a norma, non prevede ad oggi opzioni aggiuntive. L'offerta è proposta sul mercato della microimprese e/o professionisti con P.IVA; per cui, tenendo conto dei volumi dei flussi documentali in genere gestiti da tali entità aziendali, il dimensonamento dello storage è stato pensato per soddisfare l'esigenza di dematerializzazione di tali flussi per alcuni anni (vedi tabella in "Quanto dura un Profilo). E' possibile comunque passare dal profilo con storage più basso (10 GB archiviazione ordinaria + 3 GB conservazione) a quello superiore (20 GB archiviazione ordianaria + 6 GB conservazione). In caso di necessità ulteriori ogni azienda può contattare la vendita TIM e anche il fornitore del servizio - TRUST TECHNOLOGIES - e concordare soluzioni di gestione commisurate all'aumentata dimensionalità dei flussi.
Per trasferire e progressivamente ridurre considerevoli volumi cartacei che ogni azienda accumula nel tempo, è a disposizione la soluzione TIM Paperless Flow su TIM DIGITAL STORE che oltre a fornire la funzionalità di Archiviazione e Fatturazione Elettronica, permette anche di portare in Conservazione a Norma documenti di valore Fiscale o Civilistico dell’Azienda, eliminando anche in tali ambiti la necessità di mantenere un archivio cartaceo. Tra questi anche i documenti associati alla classe documentale Libri Contabili (comprensivi di: Libro Cespiti, Libro Giornale, Libro Inventari, Libro Magazzino, Libro Mastro). Si evindenzia che TRUST TECHNOLOGIES, fornitore dei servizi dell'offerta, è un conservatore acreditato c/o AGID. L'iscrizione all'Albo dei Conservatori comporta un iter di preparazione ed accettazione da parte di AGID a seguito del quale un conservatore accreditato garantisce la massima affidabilità e sicurezza del dato conservato, avendo predisposto sulla sua piattaforma di erogazione di un sistema di Disaster Recovery e Business Continuity. Un Conservatore inoltre è sottoposto a continui audit di mantenimento e adeguamento alle normative di conservazione vigenti.
Il decreto 127/2015 abilita dal 1° gennaio 2017 la Fatturazione Elettronica verso le Aziende Private. Potrà quindi capitare di ricevere sulla propria PEC delle Fatture Elettroniche da altri privati, che si dovranno comunque gestire, anche nel caso non si sia ancora deciso di emettere ancora fatture elettroniche verso i propri clienti.
Se un cliente, per es. una SW house è interessata ad integrare la soluzione di Fatturazione Elettronica e più in generale del servizio di gestione documentale nelle proprie applicazioni, può contattare il partner TRUST TECHNOLOGIES all’indirizzo: trustdoc.supporto@telecomitalia.it per richiedere supporto nell'integrazione dei Web Services esposti.
Si possono integrare anche in modo autonomo data la loro relativa semplicità di utilizzo, scaricando il Manuale di integrazione o richiederlo sempre all’indirizzo: trustdoc.supporto@telecomitalia.it
Qualsiasi fornitore può inviare fatture elettroniche alla Vs PEC, magari recuperando il Vs indirizzo sull’indice INIPEC del Ministero dello Sviluppo Economico. Il supporto TIM può dare indicazioni su come configurare il proprio client di posta per inoltrare automaticamente al partner TRUST TECHNOLOGIES, gestore del servizio, tutte le PEC che contengono fatture, in modo da non doverne fare una gestione manuale puntuale. In alternativa, in quanto intermediario dello SDI, Sistema di Interfaccia della Agenzia delle Entrate, TRUST TECHNOLOGIES può fornire un canale privilegiato, individuato dal cosiddetto “Codice Destinatario”, che consentirà di ricevere le Fatture Elettroniche direttamente sul proprio Cruscotto Gestionale, senza passare dalla PEC. La predisposizione di tale canale avviene a seguito di una "procedura di accreditamento" che TRUST TECHNOLOGIES svolge per conto e al posto del cliente sottoscrittore del servizio, dando così un indubbio valore aggiunto. Il destinatario delle fatture può informare i propri fornitori che intende ricevere le fatture sul Codice Destinatario e non sulla sua PEC, magari inserendo l’avviso in ogni conferma d’ordine o buono d’ordine. La procedura corretta, però, in base al Provvedimento dell'Agenzia delle Entrate del 30 apr 2018, raccomanda al cliente sottoscrittore del servizio di registarsi sul sito Agenzia Entrate, sez. Fisco on-line, dove poi si va a dichiarare il codice destinatario; in questo modo tutte le fatture transitanti per lo SdI - ovvero via il canale dedicato (o 'slot') predisposto in base al codice destinatrio assegnato - anche se non recanti nel layout il valore del codice, sono comunque associate alla P.IVA del destinatario stesso e corrrettamente collocate in uno spazio del cloud (istanza del servizio) da dove il cliente destinatario può visualizzarle tramite il Pannello di Gestione. La gestione delle fatture tramite PEC è comunque abilitata nei 2 profili costituenti l'offerta TIM Paperless Flow e che contengono anche la Fatturazione Elettronica.
La parola "sostitutiva" è andata progressivamente in disuso. Inizialmente si è inteso con tale dicitura la modalità, prevista per legge, di conservare i documenti originali informatici nel tempo garantendone l’integrità e la leggibilità. Si è usato l'aggettivo “sostitutiva” perché era una modalità alternativa alla conservazione tradizionale della carta negli armadi. Il DPCM del 3 dicembre 2013, nello stabilire le regole della corretta conservazione, non parla più di “Conservazione Sostitutiva”, ma di Conservazione del Documento Informatico”. Probabilemente si finirà per chiamare “Conservazione Sostitutiva” la conservazione tradizionale. Da un punto di vista pratico, la cosa che interessa è che un documento cartaceo che è stato versato in un Sistema di Conservazione a norma, si può distruggere, a tutti gli effetti legali e fiscali. Infatti la versione informatica archiviata ha, a tutti gli effetti, lo stesso valore dell’originale cartaceo. Basta con gli archivi cartacei quindi! Il partner TRUST TECHNOLOGIE è conservatore accreditato c/o AGID.
Alla fattura elettronica deve essere apposta una firma digitale. La firma digitale, apposta con un Certificato Digitale Qualificato emesso da una Certification Authority accreditata presso l’AGID, Agenzia per l’Italia Digitale, garantisce l’integrità del documento elettronico nel tempo, ovvero consente di verificare se il documento elettronico è stato modificato dopo la sua apposizione. Il Certificato ha però una scadenza temporale e per questo, in un Sistema di Conservazione a norma, le firme vengono periodicamente rinnovate. Il partner TRUST TECHNOLOGIES è certificatore accreditato c/o AGID.
Il Sistema di Interscambio (SDI) è il Centro di Elaborazione Dati al quale arrivano automaticamente tutte le fatture elettroniche emesse dai fornitori verso la Pubblica Amministrazione. Il Sistema di Interscambio le verifica, le valida, le invia al cliente al quale sono indirizzate e fornisce a chi le ha inviate una serie di messaggi (es. ricevuta correttamente oppure rifiutata, accettata dal cliente, ecc.). Tutte queste notifiche nella soluzione Fattura Digitale sono riconciliate con la fattura alla quale si riferiscono in modo automatico e sono facilmente consultabili. In particolare lo SDI fornisce la data decorrenza dei termini di pagamento. Una fattura elettronica non si può perdere e i termini di pagamento sono certificati.
Non serve solo il Cruscotto Gestionale. Soprattutto all’inizio, è consigliabile l’aiuto di un esperto, per esempio un commercialista. La fattura elettronica richiede infatti campi particolari non previsti nella fattura tradizionale, che si dovranno quindi aggiungere. Per esempio, se si era abituati ad inviare una fattura all’indirizzo del Comune di Argelato (BO) – fruendo dell’uso della fattura elettronica - l’indirizzo viene sostituito da un “Codice Ufficio” (IPA), costituito da un codice alfanumerico, una sequenza di numeri e caratteri. Il Codice Ufficio da inserire dovrebbe già essere noto nell’Ordine comunicato dal cliente Pubblica Amministrazione. Il cruscotto gestionale, comunque, permette la ricerca del codice corrispondente al nome della PA destinataria.
Nel caso di fattura da inviarsi ad una Azienda Privata si può scegliere se farla pervenire tramite l’indirizzo PEC (recuperabile sul sito INIPEC del Ministero dello Sviluppo Economico) oppure tramite il cosiddetto “CODICE DESTINARIO”, che dovrà nel caso essere stato preventivamente comunicato dal destinatario stesso delle fatture oppure che - in base al Provvedimento dell'Agenzia delle Entrate del 30 apr. 2018 - il destinatario, dopo essersi registrato sul sito Agenzia Entrate, sez. Fisco on-line, dichiarerà su tale sito in modo che tutte le fatture transitanti per lo SdI, anche se non recanti nel layout il valore del codice, vengano comunque associate alla P.IVA del destinatario stesso. In questo modo, le fatture perverrano nello spazio cloud dell'istanza cliente da dove il cliente destinatario può visualizzarle tramite il Pannello di Gestione.
Ci sono anche altri campi che vanno correttamente valorizzati, per cui mettersi davanti al computer senza essere preparati ed inserire una fattura on-line porta, almeno le prime volte, ad un insuccesso e ad un messaggio di ritorno tipo “fattura non conforme”.
Si consiglia, quindi, di prepararsi prima di entrare sulle pagine web del Cruscotto Gestionale della soluzione che consentono di editare la fattura. Se la fattura viene editata correttamente, non occorre fare altro. Lo stato di tutte le fatture può essere visualizzato sul cruscotto gestionale. Se compare la segnalazione che la fattura è stata rifiutata bisogna accertarne le motivazioni; se la fattura, pur corretta nelle sue parti, non è stata recapitata, è cura del mittente pubblicarla su sito Agenzia Entrate e avvisare il destinatario.
L’offerta commerciale TIM Paperless Flow prevede un massimo di fatture elettroniche che si possono emettere (almeno 500 per anno) e che dipende funzionalmente dallo storage di archiviazione ordinaria caratteristico del profilo base sottoscritto. Lo spazio disponibile è misurato con metrica "GB di storage" a cui corrisponde una equivalente metrica di pagine testuali impegnabili sia per il trattamento di documenti appartenenti alla classe Fatture Elettroniche attive/passive sia di documenti appartenenti ad altre classi documentali. Il cliente fruitore del servizio di fatto deve organizzare il suo spazio d'uso disponibile secondo il volume dei flussi documentali che deve gestire. Se si è raggiunto il limite, sia per l'archiviazione ordinaria che per la Conservazione a norma (detta anche 'legal archiving') o si è in prossimità di esso , è possibile passare al profilo base superiore tramite un'operazione commerciale di "profile switch" eseguibile dall'area Custorer Control Panel dell'interfaccia TIM Digital Store, aumentando così il numero di pagine disponibili a fronte di un aumento del canone mensile.
DCPM n.55 3 aprile 2013 (GU n.118 del 22-5-2013) Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica; riferire anche la “Circolare interpretativa n.ro1” 31 marzo 2014
DL66 24 aprile 2014, adeguamenti tracciato FATTURAPA (campi «CIG» «CUP») e anticipazione obbligo fatturazione elettronica da parte dei privati verso tutte le PA a partire dal 31 marzo 2015
DPCM 22 febbraio 2013 (GU n.117 del 21-5-2013) Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali
DPCM 3 dicembre 2013 (GU n.59 del 12-3-2014) Regole tecniche in materia di sistemi di conservazione (congloba tra i decreti /direttive precedenti anche la Delibera CNIPA 11/2004 del 19 feb 2004)
Decreto MEF 17 giu. 2014 (GU n.146 del 26-06-2014) Modalità assolvimento obblighi fiscali relativi a documenti informatici e loro riproduzione su diversi tipi di supporto (attuazione Codice Amministrazione Digitale, CAD, D.Lgs 82/2005, art. 21 , comma 5)
D.L. 127 05 agosto 2016 art 1, comma 2, il M.E.F. a decorrere dal 1 gen 2017 mette a disposizione dei soggetti passivi dell’I.V.A. lo SDI ai fini della trasmissione e della ricezione delle fatture elettroniche purché aventi tracciato «Fattura PA»
CAD 6 ottobre 2016 art 4, aggiornamento
D.L. 193 22 ottobre 2016 art 4, soddisfacimento degli obblighi di conservazione attraverso SDI per tutte le fatture emesse e ricevute/registrate (documenti fiscali)
DM 23 gen 2004 art.1, co.2, lett.b, Firma Digitale: è considerata un a forma particolare di firma elettronica
D.P.C.M. 22 febbraio 2013, art.48 marca temporale, struttura dati normata.
Fatturazione Elettronica verso la PA:
http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/normativa/f-2.htm
Fatturazione Elettronica - inviare la FATTURA PA
http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/c-13.htm
http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/c-22.htm
Fatturazione Elettronica B2B – Accreditare il canale
http://sdi.fatturapa.gov.it/SdI2FatturaPAWeb/AccediAlServizioAction.do?pagina=accreditamento_canale
Fatturazione Elettronica B2B – Gestire il canale (test di verifica)
http://sdi.fatturapa.gov.it/SdI2FatturaPAWeb/AccediAlServizioAction.do?pagina=gestire_canale&pagCorr=Gestire%20il%20canale
Come adeguarsi alle nuove specifiche
http://www.agid.gov.it/notizie/2016/12/05/fatturapa-adeguarsi-nuove-specifiche
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