La fine di un’era: scompare la fattura cartacea.

Il formato cartaceo perde valore probatorio dal 1 Gennaio 2019.
Cardine dell’Agenda Digitale Italiana per il controllo della spesa pubblica, lotta all’evasione fiscale e per la spinta all’innovazione delle imprese italiane, la e-Fattura, già introdotta nell’ambito delle Pubbliche Amministrazioni nel 2014, è stata estesa ai soggetti privati e anche verso i consumatori finali.
La Legge di Bilancio 2018 ha sancito l’obbligatorietà della fatturazione elettronica B2B e B2C tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato. 
L’ok definitivo all’attuazione di tale decisione è arrivato dall’UE tramite Gazzetta Ufficiale dell’Unione europea il 19 aprile 2018 e l’Agenzia delle Entrate ha emesso una circolare in materia per specificare ulteriori regole operative e tecniche. Quindi, nessuna deroga o ripensamento. 
La prima anticipazione di tale rivoluzione fiscale si verificherà il 1 Luglio 2018, data in cui ogni distributore di carburante dovrà emettere una fattura elettronica anche verso i consumatori finali. La e-Fattura, inoltre, a partire da tale data, prenderà il posto della carta carburante, che verrà abolita, come documento utilizzabile per le detrazioni IVA e la deducibilità dei costi. 
La svolta epocale è alle porte. Al fine di non trovarsi in difficoltà a ridosso della deadline di quest’estate, serve dotarsi quanto prima di una soluzione completa e sicura che gestisca interamente il ciclo di fatturazione per evitare ostacoli nella corretta gestione amministrativa aziendale al momento della transizione.

La fattura elettronica, il nuovo paradigma fiscale

La fatturazione elettronica è il processo digitale che genera e gestisce le fatture nel corso dell’intero ciclo di vita: dalla creazione, all’invio/ricezione, fino alla conservazione digitale obbligatoria per 10 anni. 
Il documento elettronico deve essere in formato XML da inviare allo SdI (Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate per il transito delle fatture da e verso la controparte interessata) e conservato a norma. Viceversa, occorre anche essere in grado di ricevere documenti dal Sistema di Interscambio, archiviarli e conservarli digitalmente. 
Forti impatti ci saranno quindi anche sul ciclo passivo: occorreranno canali adeguati, da comunicare anche ai fornitori, attraverso i quali processare le e-Fatture passive in arrivo. 
Nel caso in cui l’obbligo non venga osservato, da Gennaio 2019 sarà prevista una sanzione amministrativa compresa tra il 90% e il 180% dell’imposta inerente all’imponibile che non sia stato documentato nella maniera corretta o che non sia stato registrato nel corso dell’esercizio di riferimento. 
In sostanza, un documento emesso in formato cartaceo è da considerarsi come “non emesso”
Al fine di regolarizzare la propria organizzazione, un ruolo fondamentale nell’interazione con lo SdI è ricoperto dagli “intermediari” ovvero fornitori di servizi in grado di gestire appunto l’intero ciclo di fatturazione elettronica. 
L’intermediario è colui che, tramite la propria soluzione, offre la possibilità di inviare o ricevere i file XML per conto della controparte  interessata nella transazione. Solitamente possessore di un canale accreditato, l’intermediario ha la responsabilità tecnica del documento elettronico e delle notifiche verso le controparti. 
L’adeguamento a tale procedimento non deve però essere vissuto come un mero adempimento normativo, ma come una concreta opportunità per ogni organizzazione di migliorare il proprio business sotto diversi aspetti. 
Sono inoltre previste per i soggetti titolari di partita IVA che adotteranno la fatturazione elettronica diverse agevolazioni a livello di riduzione degli adempimenti fiscali.

Risparmi, vantaggi e benefici della e-Fattura

L’obbligo di fatturazione elettronica tra privati è imposto dalla legge, ma dato il contesto attuale nel quale le tecnologie digitali evolvono continuamente e velocemente, questa svolta epocale non dovrebbe essere vissuta come un problema, ma come una reale e vantaggiosa opportunità alla quale “convertirsi” quanto prima. 
In effetti la fatturazione è una parte del ciclo dell’ordine ovvero un processo molto più ampio. Essa potrebbe essere utilizzata quale leva per digitalizzare i diversi processi della propria organizzazione e rendere strutturate le relazioni con clienti e fornitori, eliminando le attività manuali di inserimento dati nel gestionale e favorendo una corretta ed immediata riconciliazione tra documenti. Meno errori e maggiore tempo da dedicare ad altre attività amministrative quindi. 
Rendere moderna ed agile l’infrastruttura dell’azienda, migliorando i tempi di risposta, rinnovando l’immagine aziendale dal punto di vista organizzativo e di ecosostenibilità sono alcune delle positive conseguenze che influenzeranno in modo positivo  l’immagine dell’azienda o del libero professionista che passerà alla e-Fattura. 
Il passaggio dal cartaceo al digitale potrebbe spaventare, ma l’investimento verso il quale ci si affaccia porterà nel breve periodo a maggiori risparmi, benefici e vantaggi rispetto alle minime difficoltà riscontrabili in fase di transizione, soprattutto se supportati dalla soluzione corretta per gestirla. 
L’intero flusso documentale, quindi, deve essere gestito ed inviato/ricevuto solamente in formato digitale ed elaborabile dai sistemi aziendali. Un ridisegno dei processi interni supportato dal servizio di fatturazione elettronica e conservazione digitale corretto è l’unico minimo sforzo che questo nuovo approccio alla gestione interna richiede. La fattura elettronica può infatti essere considerata come un catalizzatore verso l’intera digitalizzazione del ciclo dell’ordine. 
Nello specifico, e al di là della compliance normativa alla quale tutte le Partite IVA dovranno fare fede, scegliere di digitalizzare completamente il ciclo di fatturazione ha risvolti positivi prima di tutto in termini di riduzione dei costi
Inoltre, il livello di sicurezza e business continuity, l’efficienza di gestione ed infine il miglioramento del brand sono altri degli aspetti comprovati inerenti la dismissione totale del formato cartaceo. 
Nella pratica, quindi, occorre dotarsi di una soluzione che permetta di creare ed inviare la fattura oltre che di riceverla e conservarla. Un servizio che sappia gestire fatture attive e passive è ciò che permetterà di percepire i benefici dati dall’utilizzo della e-Fattura negli scambi commerciali. 
La facoltà di poter creare, inviare, ricevere e conservare digitalmente una fattura elettronica, come anticipato, riduce i costi ed ottimizza le procedure a partire dal recupero di spazio in precedenza utilizzato per la gestione della carta oltre che del personale e del tempo dedicato alla gestione e ricerca dei documenti. Ciò diminuisce, quindi, il rischio di perdere i dati e, di conseguenza, l’importo dei costi di controllo
Si stima che il ciclo dell’ordine dematerializzato per singola transazione permetta un risparmio tra i 25€ ed i 65€, l’emissione della singola fattura in modalità elettronica tra i 7.50€ e gli 11.50€ mentre la gestione e conservazione del singolo documento, invece, costerà meno di 3.50€. 
La razionalizzazione delle risorse interne, dunque, è uno dei risultati più concreti di tale investimento. 
In ottica gestionale, piuttosto che economica, un risvolto positivo dato dall’amministrazione elettronica del ciclo di fatturazione è rappresentato dall’efficienza di gestione
Viene implementato il business process management grazie al rapido accesso ai dati e alla loro condivisione in real time: un servizio di fatturazione elettronica in grado di rendere migliore il controllo sul flusso documentale, e che permetta l’analisi, snellisce i processi velocizzandoli e rendendoli anche più sicuri. 
La presenza di diversi cicli attivi digitali potrà sicuramente portare più opportunità rispetto alla presenza di diversi cicli passivi digitali. Vengono così stimolate la nascita e lo sviluppo di dinamiche relazionali digitali tra imprese. Tale opportunità potrebbe aprire nuovi e convenienti scenari alle organizzazioni. 
Come spiegato precedentemente, per incentivare questo nuovo e conveniente processo amministrativo sono previsti diverse agevolazioni.
Per i soggetti che utilizzano la e-Fattura e per gli operatori che trasmettono i dati dei corrispettivi sarà prevista una diminuzione degli adempimenti fiscali. Inoltre, rimborso IVA in via prioritaria, riduzione da 4 a 5 anni dei termini di accertamento sia in materia di IVA che in materia di imposte dirette purché sia garantita la tracciabilità dei pagamenti ricevuti ed effettuati per importi superiori a 3.000€.

Conclusioni

Dovendo per legge adeguare il proprio business all’obbligo normativo del 1 Gennaio 2019, ogni azienda dovrebbe “fare di necessità virtù” e scegliere quanto prima di dotarsi di un servizio di fatturazione elettronica che, gestendo completamente il ciclo, possa regolarizzare e strutturare il ciclo digitale. 
La fatturazione elettronica è un punto di partenza verso la completa digitalizzazione aziendale.
Quest’ultima è invece il punto di arrivo necessario ed auspicabile per qualsiasi organizzazione che voglia rimanere competitiva nel proprio mercato di riferimento. La morte del cartaceo è una naturale conseguenza dello sviluppo tecnologico e di quello informatico. La e-Fattura non è altro che uno “step fisiologico” che ogni azienda dovrebbe necessariamente e naturalmente affrontare per crescere e migliorarsi.